Consejos para mantener una reunión eficaz por videoconferencia

Consejos para mantener una reunión eficaz por videoconferencia

A la hora de celebrar reuniones, no solo es importante establecer ciertos procedimientos de comunicación sino también para compartir pantalla y mostrar resultados.

Seguir un procedimiento antes, durante y después de la reunión puede ayudarnos a ser más productivos.

1. Encontrar un hueco para la reunión:

  • Para evitar envío de muchos emails o mensajes, es muy interesante hacer uso de herramientas para la búsqueda de huecos comunes para la celebración de reuniones (por ejemplo, Doodle)
  • Antes de la búsqueda del hueco, es importe pensar cuándo es el mejor momento para celebrar una reunión

2. Convocar la reunión

  • No utilizar la reunión solo para compartir información. Usar la convocatoria para enviar la información que debe ser leída antes de ir a la reunión
  • Presentar a las personas en la propia convocatoria, y asignar roles
  • Enviar la agenda de la reunión (¿Qué se espera obtener de la reunión? ¿Qué expectativas existen?)
  • Evitar el cambio de contexto
  • Es posible enviar invitación a través de la herramienta Doodle, o desde la aplicación de calendario

3. Celebración de la reunión

  • Seleccionar un espacio silencioso y cómodo para llevar a cabo una videoconferencia
  • Asegurarse de tener una buena conexión a Internet
  • Acceder a la reunión unos minutos antes para comprobar que el micrófono y la cámara funcionan correctamente
  • Desactivar el micrófono siempre que no estemos interviniendo en la reunión para evitar ruido de fondo
  • Intentar interactuar ágilmente con todos los asistentes
  • Evitar distracciones con dispositivos móviles

4. Envío de acta y grabación

  • Dejar fijados los siguientes pasos de la reunión y quién se debe encargar
  • Mejor dejarlo en el propio evento digital, de tal manera que en la siguiente reunión se le puede dar seguimiento sobre el mismo
  • Hacer un resumen y validarlo con los asistentes
  • Pedir feedback en las primeras reuniones
  • Si se decide grabar, pedir autorización a los participantes

5. Otros elementos a tener en cuenta

  • Privacidad
  • Cámara y audio
  • Listado de asistentes, también cuando se trata de sesiones de formación
  • Las herramientas evolucionan y se van abriendo. Es importante mantenerse actualizado/a

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