Parece lejano el tiempo en el que nos reuníamos en las empresas presencialmente todas las semanas, o visitabamos algún cliente, o incluso nos visitaban por sorpresa… estar en una sala de reuniones rodeado o rodeada de personas ahora mismo, incluso nos daría cierta sensación de “claustrofobia”. La inseguridad que ello nos provoca y la necesidad de mantener las distancias, ha hecho que las videoconferencias (también llamadas webinars) estén ganando terreno. Está claro que no sustituyen las relaciones personales pero, han demostrado estar a la altura cuando se han necesitado. Es verdad también, que ahora mismo estamos algo saturados y saturadas en general pero, es probable que también haya aprendizajes de todo esto y las videoconferencias en una futuro no tan lejano, sean también parte de la normalidad y sustituyan algunas situaciones anteriores (favorecer el teletrabajo, disminuir los viajes, reuniones interdepartamentales, seguimiento a clientes, etc.).
Las reuniones pueden ser un arma efectiva de un equipo de trabajo o una pérdida absoluta de tiempo y productividad. Para evitar esto segundo la clave es entender que existen muchas otras formas de comunicar información: por ejemplo enviando un mail informativo (bien redactado). Si aún así, consideramos que sigue siendo necesario mantener una reunión, debemos asegurarnos de que merece la pena y la hemos organizado bien.
El reto de organizar reuniones de trabajo efectivas se vuelve aún mayor en el contexto digital. Es importante recordar que para mantener reuniones síncronas, eficaces, por videoconferencia es necesario que los equipos de trabajo adquieran competencias digitales y sobre todo cuiden mucho la comunicación. No es lo mismo tener a las personas cerca y que puedan percibir nuestra comunicación no verbal o que por ejemplo, en una reunión por videoconferencia, optemos por apagar la cámara, que se perderían este tipo de señales.
¿Te sientes cómodo en este tipo de medios? A continuación presentamos algunos consejos que ayudarán a que las reuniones en remoto sean exitosas y productivas:
- Escoger la plataforma/herramienta adecuada para nuestra empresa
Existen muchas opciones actualmente. Lo más importante es que sea la herramienta que se adecue a los objetivos de nuestra empresa, sus circunstancias, requerimientos y habilidades de las personas que habitualmente la vayan a utilizar. Una vez elegida la plataforma adecuada, debemos conocerla para poder explotar todas sus opciones. Debemos pensar herramientas fiables, sostenibles en el tiempo y fáciles de usar por el equipo. - Asegurar que todo lo relativo a la conectividad y la tecnología está controlado
Lo más importante siempre es sentirse seguro o segura con el medio. Para evitar todos los inconvenientes que pueden retrasar la reunión o dar una mala imagen de cara al cliente/colaborador, es imprescindible revisar que la conectividad funciona correctamente y que todo el mundo conoce los requisitos técnicos (tener cámara, preferiblemente micrófono y auriculares, buena conexión a internet, plugins o software adicionales en algunos casos, etc.) para acceder a la videoconferencia (es posible también tener preparado una guía o manual de uso y haberlo enviado con anterioridad a todas las partes). - Tener cuidado con la seguridad y privacidad
Es importante ser conscientes y revisar que las personas que han accedido a la reunión son aquellas que han sido invitadas y se las ha enviado el enlace para ello. Además, es muy importante tener en cuenta qué mostramos a la hora de compartir pantalla por ejemplo. Un consejo práctico suele ser, cerrar pestañas y otras aplicaciones o documentos que estemos previamente utilizando antes de entrar en una reunión. - Planificar la reunión
Teniendo en cuenta que mantener la atención y el interés durante mucho tiempo a través de un entorno digital está comprobado que es más complicado que cuando lo hacemos persona, es importante intentar que sean lo más breve posible.
En las reuniones presenciales es muy importante cuidar la planificación pero, en el entorno online, es mucho más evidente y necesario cuidar todos estos aspectos. Marcar un orden del día (enviarlo previamente), enviar la documentación que se presentará con antelación (o cualquier otra lectura previa), explicar cuales son las formas de participar y pedir el turno (para no sentirse “invisibles”), fijar un orden de participación, quién hará de moderador, etc.
No olvidemos que la puntualidad sigue siendo muy importante y necesaria. Un detalle que puede ayudar a la puntualidad y correcto inicio de la sesión por todos los usuarios, es enviar invitación a la agenda con el enlace a la videoconferencia. - “Humanizar” las reuniones
Es muy importante intentar generar un buen clima, tanto cuando se trata de reuniones internas o con personas externas a la organización. Una buena práctica es saludar al inicio y preguntar a los participantes qué tal están, que se presenten al resto, etc. (importante tener en cuenta que cuando no se participa es recomendable tener el micrófono silenciado y recordárselo a los participantes). Por último, como ya hemos dicho anteriormente, el uso de la cámara en este contexto es clave. Es la forma que tiene el equipo no solo de verse, si no también de generar conexión, confianza y cercanía (es deseable que la cámara no solo enfoque a la cara, sino también a parte del torso).
La pregunta del millón ahora es si este boom de las videollamadas ha llegado para quedarse o no. Consulta la formación que ponemos a tu alcance desde Cebek Digital para estar preparado y preparada para éste y otros retos.
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Buen post