Consejos para mantener una reunión eficaz por videoconferencia

Consejos para mantener una reunión eficaz por videoconferencia

A la hora de celebrar reuniones, no solo es importante establecer ciertos procedimientos de comunicación sino también para compartir pantalla y mostrar resultados.

Seguir un procedimiento antes, durante y después de la reunión puede ayudarnos a ser más productivos.

1. Encontrar un hueco para la reunión:

  • Para evitar envío de muchos emails o mensajes, es muy interesante hacer uso de herramientas para la búsqueda de huecos comunes para la celebración de reuniones (por ejemplo, Doodle)
  • Antes de la búsqueda del hueco, es importe pensar cuándo es el mejor momento para celebrar una reunión

2. Convocar la reunión

  • No utilizar la reunión solo para compartir información. Usar la convocatoria para enviar la información que debe ser leída antes de ir a la reunión
  • Presentar a las personas en la propia convocatoria, y asignar roles
  • Enviar la agenda de la reunión (¿Qué se espera obtener de la reunión? ¿Qué expectativas existen?)
  • Evitar el cambio de contexto
  • Es posible enviar invitación a través de la herramienta Doodle, o desde la aplicación de calendario

3. Celebración de la reunión

  • Seleccionar un espacio silencioso y cómodo para llevar a cabo una videoconferencia
  • Asegurarse de tener una buena conexión a Internet
  • Acceder a la reunión unos minutos antes para comprobar que el micrófono y la cámara funcionan correctamente
  • Desactivar el micrófono siempre que no estemos interviniendo en la reunión para evitar ruido de fondo
  • Intentar interactuar ágilmente con todos los asistentes
  • Evitar distracciones con dispositivos móviles

4. Envío de acta y grabación

  • Dejar fijados los siguientes pasos de la reunión y quién se debe encargar
  • Mejor dejarlo en el propio evento digital, de tal manera que en la siguiente reunión se le puede dar seguimiento sobre el mismo
  • Hacer un resumen y validarlo con los asistentes
  • Pedir feedback en las primeras reuniones
  • Si se decide grabar, pedir autorización a los participantes

5. Otros elementos a tener en cuenta

  • Privacidad
  • Cámara y audio
  • Listado de asistentes, también cuando se trata de sesiones de formación
  • Las herramientas evolucionan y se van abriendo. Es importante mantenerse actualizado/a

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Las 7 claves del éxito en los entornos colaborativos de trabajo

Las 7 claves del éxito en los entornos colaborativos de trabajo

En los últimos años, son muchas las iniciativas de economía colaborativa que han surgido (alquiler de alojamiento, intercambio de casas, compartir trayecto en coche, etc.) y que han han cambiado la forma de hacer negocios y la mentalidad de los consumidores.

Compartir no parece solo una moda, si no que además se ha convertido en una de las tendencias y claves del éxito de las empresas. Tras la pandemia del Covid-19 ya nadie cuestiona los beneficios (mejora del rendimiento profesional, mejora de la gestión del tiempo, aumento del conocimiento, mayor engagement con la empresa, mejora del ambiente de trabajo, favorece la creatividad y la innovación, etc.) que puede aportar a la empresa estar preparado para poder trabajar de forma colaborativa y en remoto. Para ello, es necesario adoptar una nueva manera de hacer las cosas, nuevos procesos y modelos organizativos. Además, es importante tener presente que la colaboración depende de la cultura de la empresa, la tecnología y el espacio de trabajo. 

Trabajar de forma colaborativa no es solo trabajar en equipo, supone colaborar entre los diferentes departamentos de las organizaciones e implica compartir conocimientos, buenas prácticas, información, documentación y todo lo relativo a los proyectos en los que los equipos están implicados.

Transformar la organización y conseguir que los departamentos y personas cooperen puede resultar una tarea algo complicada. Conocer algunas de las claves para ello, puede ayudarnos a tener mejores resultados y lograr que funcione:

  • Crear una cultura empresarial acorde

Es necesario fomentar un entorno colaborativo idóneo desde la cultura de la organización. No solo desde la teoría si no, también desde la práctica, apostando por este tipo de forma de trabajar y no las individualidades. Además, es importante contar con profesionales comprometidos, generar confianza entre las personas y que exista mucho diálogo entre ellas. Todas estas cuestiones son pilares fundamentales para que el engranaje del entorno colaborativo funcione adecuadamente. 

  • Formar a los equipos de trabajo

Fomentar una cultura de aprendizaje continuo, adoptando las novedades que vayan surgiendo en la que, además, todos aprendamos de todos. Además de las competencias transversales para trabajar en entornos colaborativos, es necesaria la capacitación digital a través de programas de formación ágiles para que las personas clave tengan los conocimientos básicos y una visión digital. 

  • Crear espacios para la colaboración

Adaptar los espacios físicos de trabajo para permitir y promover este tipo de metodología (espacios abiertos, softseating, espacios coworking, think tank, hotdesking, etc). Los entornos de trabajo han cambiado, ahora son más sociales y colaborativos y es importante ser capaces de movernos en ellos. Además existe un cambio de paradigma importante, la concepción del trabajo como un espacio no únicamente físico, sino también virtual

  • Facilitar y utilizar herramientas que permitan el trabajo de forma colaborativa y en remoto

La tecnología puede facilitar enormemente el trabajo de forma colaborativa y además, en remoto. Hoy en día existen muchas herramientas que nos permiten la gestión de equipos y proyectos, realizar videoconferencias, el trabajo colaborativo, dar soporte en remoto, etc. Este tipo de sistemas, nos dan la posibilidad de acceder a toda la información desde cualquier lugar y dispositivo, y en los casos en los que algún miembro del equipo falte, no se note tanto la ausencia. 

  • Fomentar la comunicación

La comunicación es la clave para gestionar eficientemente un equipo en remoto.  Es importante transmitir correctamente los mensajes y ser claros en las instrucciones y orientaciones para realizar las diferentes tareas.

  • Crear equipos de trabajo más pequeños

Cuantas más personas trabajen juntas, más tiempo será necesario para coordinarse y comunicarse. En el año 2003, L. Putnam presentó los resultados de una investigación donde demostraba que si un equipo crecía a partir de 5 personas, el tiempo del proyecto no se reducía y por el contrario, el esfuerzo requerido era mayor. Según ese mismo estudio, para lograr la máxima eficiencia, los equipos deberían ser de 5 a 9 personas. 

  • Definir funciones

Es recomendable definir las funciones que llevará a cabo cada persona de esta forma será mucho más sencillo trabajar y lograr los objetivos propuestos. 

 

En definitiva, parece que el trabajo colaborativo está aquí para quedarse y que  con el apoyo de la tecnología será el futuro de las organizaciones. ¿Estás preparado/a para ello? No te pierdas las formaciones que hemos organizado desde Cebek Digital para el mes de abril. Te ayudaremos a conocer mejor estos nuevos entornos de trabajo, cómo trabajar de forma colaborativa o almacenar documentación con algunas de las soluciones cloud que existen actualmente e incluso a cómo crear espacios sociales de trabajo.