A la hora de celebrar reuniones, no solo es importante establecer ciertos procedimientos de comunicación sino también para compartir pantalla y mostrar resultados.
Seguir un procedimiento antes, durante y después de la reunión puede ayudarnos a ser más productivos.
1. Encontrar un hueco para la reunión:
- Para evitar envío de muchos emails o mensajes, es muy interesante hacer uso de herramientas para la búsqueda de huecos comunes para la celebración de reuniones (por ejemplo, Doodle)
- Antes de la búsqueda del hueco, es importe pensar cuándo es el mejor momento para celebrar una reunión
2. Convocar la reunión
- No utilizar la reunión solo para compartir información. Usar la convocatoria para enviar la información que debe ser leída antes de ir a la reunión
- Presentar a las personas en la propia convocatoria, y asignar roles
- Enviar la agenda de la reunión (¿Qué se espera obtener de la reunión? ¿Qué expectativas existen?)
- Evitar el cambio de contexto
- Es posible enviar invitación a través de la herramienta Doodle, o desde la aplicación de calendario
3. Celebración de la reunión
- Seleccionar un espacio silencioso y cómodo para llevar a cabo una videoconferencia
- Asegurarse de tener una buena conexión a Internet
- Acceder a la reunión unos minutos antes para comprobar que el micrófono y la cámara funcionan correctamente
- Desactivar el micrófono siempre que no estemos interviniendo en la reunión para evitar ruido de fondo
- Intentar interactuar ágilmente con todos los asistentes
- Evitar distracciones con dispositivos móviles
4. Envío de acta y grabación
- Dejar fijados los siguientes pasos de la reunión y quién se debe encargar
- Mejor dejarlo en el propio evento digital, de tal manera que en la siguiente reunión se le puede dar seguimiento sobre el mismo
- Hacer un resumen y validarlo con los asistentes
- Pedir feedback en las primeras reuniones
- Si se decide grabar, pedir autorización a los participantes
5. Otros elementos a tener en cuenta
- Privacidad
- Cámara y audio
- Listado de asistentes, también cuando se trata de sesiones de formación
- Las herramientas evolucionan y se van abriendo. Es importante mantenerse actualizado/a
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